Büroeinrichtung vom Profi planen lassen

Team sucht Konferenztisch. Welches Bürokonzept passt zum Unternehmen?

Moderne Bürokonzepte werden oft mit Start-ups und innovativen Workspace-Designs assoziiert. Dabei benötigt längst nicht jedes agile Team einen Kickertisch. Besonders konventionellere Firmen, öffentliche Einrichtungen oder Behörden haben nach wie vor großen Bedarf an klassischen Ein- oder Zwei-Personen-Büros. Die Aufgabe der professionellen Einrichtungsplanung ist es, herauszufinden, welches Konzept das geeignetste ist – und dieses zugeschnitten auf individuelle Wünsche umzusetzen. Zur Orientierung dienen dafür die klassischen Bürotypen:

Ein- oder Zwei-Personen-Büros
Ungestörtes Arbeiten und die individuellen Regulierungsmöglichkeiten der Temperatur und Luftzufuhr machen die kleinen Büros für ein oder zwei Personen zur First Class der Bürotypen. Hier ist konzentriertes Arbeiten genauso möglich wie ungestörte Termine. Für Unternehmen bedeuten die abgetrennten Räume jedoch einen hohen Platz- und Kostenaufwand. Außerdem wird die Kommunikation mit anderen Kollegen und Kolleginnen erschwert. Als Ergänzung ist die Schaffung von Ausweichräumen für größere Gesprächsrunden bei der Flächenplanung obligatorisch.

Großraumbüros
Den womöglich demokratischsten Rahmen für die moderne Zusammenarbeit bieten Großraumbüros. Früher vor allem mit Cubicles in Verbindung gebracht, setzen moderne Großraumbüros auf flexible Strukturen und die Einteilung der großen, offenen Fläche in verschiedene Zonen. Neben klassischen Arbeitsplätzen finden sich Besprechungsmöglichkeiten, Lounge-Bereiche und akustisch abgetrennte Räume für ungestörtes Arbeiten oder zum Telefonieren. So offen wie die Raumgestaltung ist hier im Idealfall auch das Miteinander und die Kommunikation.

Gruppenbüros
Im Gruppenbüro vereinen sich die Vorteile von Einzel- und Großraumbüros. Teams von 3 bis 25 Personen gehen hier einer ähnlichen Tätigkeit nach. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, miteinander in den Austausch zu treten, finden idealerweise jedoch auch ausreichend ruhige Phasen, um konzentriert zu arbeiten.

Desksharing
Non-territoriale Bürokonzepte folgen der Annahme, dass die meisten Arbeitsplätze nicht durchgängig besetzt sind. Bei durchschnittlichen Anwesenheitszeiten von etwa 70 Prozent bietet Desksharing die Möglichkeit, Kosten zu sparen, indem verschiedene Schreibtische frei zur Verfügung stehen und flexibel genutzt werden. Persönliches kann in einem Rollcontainer verstaut und zusammen mit dem Laptop an den Arbeitsplatz genommen werden.

Club Office
Eines der modernsten Bürokonzepte ist das Club Office. Es reagiert auf verschiedene Phänomene der heutigen Arbeitswelt. Wenn zum Beispiel vermehrt im Homeoffice gearbeitet wird, gewinnt das Büro vor allem als Ort der sozialen Interaktion an Bedeutung. Neben klassischen Arbeitsplätzen unterteilt das Workspace-Design Büros daher in Bereiche, die ungestörtes Arbeiten genauso ermöglichen wie Workshops, Besprechungen und das ungezwungene Zusammensein nach Feierabend.

Lageplan: Büroflächen sinnvoll nutzen

Neben dem persönlichen Stilempfinden oder praktischen Überlegungen sollte eine gute Büroeinrichtung vor allem Ausdruck der Unternehmensstruktur und Firmenphilosophie sein. Ist der Auftrag, ein schönes neues Büro zu konzipieren oder bessere Arbeitsbedingungen für das Team zu schaffen, entwickelt man in der professionellen Planung daher zunächst vor allem eines: eine Idee, wie das Unternehmen in Zukunft dastehen will – und wie sich das in den Räumen abbilden könnte. Möbel sind dabei nur ein Baustein. Tatsächlich geht es um mehr als Tische, Stühle, Lampen und Besprechungsmöglichkeiten. Toni Piskač, der als freier Planer und Consultant für smow Kundenprojekte betreut, sagt:

In einem gut gestalteten Raum laufen die Arbeitsprozesse optimal ab, die Kommunikation funktioniert, man fühlt sich wohl – und leistet schließlich fast automatisch einen wertvollen Beitrag für den Erfolg des Unternehmens.
 
Egal, ob über viele Etagen oder eine mittelgroße offene Fläche, das A und O bei der Büroplanung ist die optimale Flächennutzung. Die Frage ist daher immer, welche Räume und Bereiche ein Unternehmen benötigt, um bestmöglich agieren zu können. Treffen sich Teams häufig zu Konferenzen, werden verschieden große Besprechungsräume mit entsprechender Einrichtung benötigt. Gibt es viel Publikumsverkehr, ist der Empfang ein zentrales und strategisch wichtiges Element der Planung. Ebenso stellt sich die Frage, ob spezielle Aufenthaltsbereiche und Lounge-Zonen Sinn machen, und welche Ausstattung genutzt werden würde. Diese Räume sollten bei der Flächenplanung berücksichtigt werden:
 
• Empfang & Wartebereich für Kunden und Kundinnen
• Arbeitsplätze
• Konferenzräume
• Besprechungs- & Rückzugszonen
• Chefbüro
• Pausenraum & Küche
• Archiv & Technik

Die 7 Säulen der Büroeinrichtung

Laut einer Befragung unter 1.544 österreichischen Büroangestellten im Jahr 2018 wünschten sich 72 Prozent für ihren Arbeitsplatz einen bequemen Bürostuhl. Neben ausreichend Stauraum (59 Prozent) und einem höhenverstellbaren Schreibtisch (41 Prozent) waren den Befragten vor allem persönliche Bedürfnisse wichtig. So wünschten sich 44 Prozent eigene Musik hören zu können, 37 Prozent einen abschließbaren Aufbewahrungsort und 36 Prozent Dekorationsmöglichkeiten. Diese Aussagen lassen erahnen, wie wichtig die Beteiligung des Teams für eine erfolgreiche Büroplanung ist. Nur wenn die, die die Strukturen später einmal nutzen werden, in den Entstehungsprozess eingebunden sind, können sie sich mit dem Projekt und seinem Ergebnis identifizieren.
 
Planen die Experten von smow ein Büro, wird in Workshops daher zunächst Raum geschaffen, um zu diskutieren. Überlegungen zum Gebäude werden genauso thematisiert wie Fragen zur Unternehmens- und Kommunikationsstruktur sowie zum Produkt des Unternehmens. Lange bevor Möbel ausgesucht werden, wird ein Konzept entwickelt. Soll das Büro zur strategischen Ressource werden, muss anhand eines Toolkits erarbeitet werden, was Kunden wirklich brauchen – und wollen. Erst dann geht es darum, nachzudenken, wie das Konzept im Gebäude funktionieren kann. Neben individuellen Gedanken sollte die Projektplanung immer einigen allgemeinen Richtlinien folgen:

1. Das Rechtliche
Die Arbeitsstättenverordnung gibt vor, welche gesetzlichen Anforderungen an Arbeitsräume eingehalten werden müssen. Die Vorgaben stehen in Zusammenhang mit der Mitarbeiterzahl. Neben der Raumgröße und Raumhöhe regeln sie zum Beispiel, wie viel Platz Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an ihrem Arbeitsplatz benötigen, welche Maße Tische aufweisen müssen, welche Ablagen und Schränke erforderlich sind und inwiefern ergonomische Sitzmöbel anzuschaffen sind.

2. Das Miteinander
Essenziell bei der Entscheidung für ein Bürokonzept ist die Frage nach der Zusammenarbeit. Funktioniert das Team am besten mit Einzel- oder Gruppenbüros? Bietet möglicherweise ein Großraumbüro mehr Vorteile oder ist ein individuelles Workspace-Design erforderlich? In jedem Fall muss jeder einzelne Arbeitsplatz gut zugänglich, belüftet und beleuchtet sein.

3. Die Möbel
Das zentrale Element jeder Einrichtung sind natürlich die Möbel. Soll ein Büro eine starke repräsentative Wirkung haben, sind exklusive Möbel das Nonplusultra. Aber auch wenn Repräsentationszwecke zweitrangig sind, lohnt eine hochwertige Einrichtung. Gute Qualität zahlt sich in der Regel als langfristige Investition aus und insbesondere ergonomische Möbel wirken sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit aus. Neben den klassischen Büromöbeln werten unterschiedliche Sitzelemente und Sitzmöglichkeiten die Räume auf. Ein breites Angebot auf dem Markt bietet hierbei Optionen für verschiedene Budgetrahmen.

4. Das Licht
Dank seiner stimulierenden und motivierenden Wirkung ist Tageslicht die ideale Lichtquelle am Arbeitsplatz. Sie sollte jedoch immer mit direkter und indirekter künstlicher Beleuchtung kombiniert werden. Diese muss man wiederum individuell regulieren können. Als Faustregel gilt: Am hellsten muss es am Bildschirmarbeitsplatz sein.

5. Die Luft
In stickiger Büroluft ist konzentriertes Arbeiten kaum möglich. Idealerweise ist eine Belüftung über Fenster möglich, die gut zu erreichen und zu öffnen sind. Geben sie einen Ausblick auf Grünflächen oder Wasser, kann das zusätzlich anregend wirken. Positiv auf das Raumklima wirken sich auch bestimmte Pflanzen aus, die Sauerstoff produzieren. Insbesondere im Sommer kann darüber hinaus eine Klimaanlage notwendig sein.

6. Die Akustik
Vor allem große, offene Büroräume hallen. Um möglichst ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen, kann der Geräuschpegel durch verschiedene Einrichtungselemente reguliert werden. Dafür eignen sich Teppiche, Zwischenwände, Pflanzen und Deko, die Schall schlucken. Des Weiteren können abgehängte Akustikelemente und spezielle Mooswände die Geräuschkulisse im Büro verbessern.

7. Die Farben
Die Regeln der Farbpsychologie gelten auch bei der Arbeit – und lassen sich einfach zunutze machen. So regen Rottöne die Hirnaktivität an, Gelb- und Orangetöne machen wach und aufnahmebereit und Grün- und Blautöne beruhigen und motivieren. Zu viel Farbe schafft jedoch Unruhe, farbige Elemente sollten also sparsam eingesetzt werden.

Die 3 wichtigsten Ziele der professionellen Büroplanung

1. Arbeitsbedingungen: In professionell gestalteten Räumen ist die Produktivität höher und Arbeitsabläufe können effizienter realisiert werden.

2. Atmosphäre: Das Team fühlt sich im Büro wohler, hält sich gern in den Räumen auf und ist motivierter.

3. Entwicklungspotenzial: So agil wie das Unternehmen ist auch die Bürolandschaft. Auf veränderte Bedürfnisse an die Einrichtung kann in Folge der Projektplanung flexibel und unkompliziert reagiert werden.

Die 4 Phasen der Projektplanung

Vom Kleinauftrag bis zum Großprojekt orientiert sich der Planungskompass von smow immer an den vier Phasen der Konzeptentwicklung:

1. Phase: Orientieren
In der ersten Phase geht es ums Suchen und Finden von Inspiration. Die zentrale Frage ist am Anfang immer, wo es eigentlich hingehen soll. Welchen Beitrag kann der Raum leisten und was kann ein spezialisiertes Einrichtungsteam wie smow bieten?

2. Phase: Gestalten
Der zweite Schritt ist die Entwicklung eines Plans. Wichtig hierbei ist die gezielte Einbeziehung des Teams. Nur wenn sich die, die das Büro nutzen, aktiv Ideen in den Prozess einbringen, ist die Gestaltung am Ende nachvollziehbar und die Umsetzung spiegelt die tatsächlichen Anforderungen an den Raum wider. Das Team wird Teil der Lösung und identifiziert sich mit der Office-Landschaft.

3. Phase: Realisieren
Ist die Planung komplett, geht es schließlich an die Lösung des Auftrags. Unter Einbeziehung eines lokalen Netzwerks der deutschlandweit heimischen smow Stores werden die Vorstellungen zum Beispiel mit regionalen Tischlereien und Elektrofirmen realisiert.

4. Phase: Leben
Das wichtigste jeder Einrichtungsplanung ist schließlich die Verwandlung des Raums zur Heimat. Weil sich gewisse Erkenntnisse erst ergeben, wenn man in den neuen Räumen lebt, werden die letzten Details erst nach dem Einzug optimiert. Zur professionellen Projektplanung gehört daher auch die Begleitung der weiteren Entwicklung eines Unternehmens.

Für smow bedeutet eine ganzheitliche Projektplanung nicht nur Möbel zu verkaufen. Es geht darum, Arbeits- und Lebenswelten zu gestalten und eine langfristige Beziehung einzugehen. Der Projektplaner Piskač erklärt:

Neugierig geworden? Für einen noch besseren Eindruck in die smow Projektplanung, werfen Sie doch gern einen Blick auf unsere Referenzen!

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