Die richtige Planung für die Praxis – vom Empfang bis ins Wartezimmer

Die Summe aller Teile – das Gesamtkonzept im Blick behalten

Ob Neubau, Umbau oder Renovierung einer Praxis, an erster Stelle steht immer das große Ganze. Denn in ihm spiegeln sich neben der medizinischen Kompetenz auch Persönlichkeit und Zwischenmenschlichkeit wider. Folgende Aspekte müssen dabei vereint werden:

• Einhaltung aller Vorschriften und Richtlinien
• Umsetzung des Hygienekonzepts
• Funktionalität der einzelnen Räume und ihrer Ausstattung
• Ergonomie für Mitarbeiter*innen wie Patient*innen
• Wohlfühlatmosphäre
• Farb- und Lichtkonzept
• Ausdruck des Corporate Design

Herzlich willkommen - worauf es im Empfangsbereich ankommt

Aller Anfang ist sicherlich der Empfang, der den Patient*innen einen ersten Eindruck und ein gutes Gefühl vermitteln sollte. Denn hier findet die Anmeldung statt, werden Informationen ausgetauscht, Termine vereinbart und Unterlagen für die Ärzt*innen vorbereitet. Darüber hinaus ist er der zentrale Arbeitsbereich des Praxisteams. Der Empfang sollte also nicht nur großzügig und hell sein und ein gutes Raumklima besitzen, er sollte vor allem auch so gestaltet sein, dass sich das Personal gerne hier aufhält, optimale Arbeitsbedingungen vorfindet und alles griffbereit hat.

• Empfangstheke: Für die Ausstattung empfiehlt sich ein Tresen mit Ablagefläche für Taschen, Informationsmaterialien & Co. sowie ein kompatibler Schreibtisch für das Personal, auf dem alle Unterlagen und die Computertechnik organisiert werden können.
• Organisation: Trotz fortschreitender Digitalisierung braucht es ausreichend Stauraum für Ordner und Patient*inneninformationen, am besten in Form von Containern, Regalen oder einer Schrankwand.
• Arbeitsplatz: Auch wenn das Personal immer wieder in Bewegung ist und mal am Tresen stehend, mal sitzend arbeitet, ist ein höhenverstellbarer ergonomischer Stuhl unerlässlich.
• Garderobe: Um das Wartezimmer räumlich zu entlasten, sollte eine Garderobenstange oder ein Schrank sowie Ablagemöglichkeiten bereits im Eingangsbereich angedacht werden.
• Privatsphäre: Empfang und Wartezimmer sollten voneinander getrennt werden, um den Datenschutz der Patient*innen wahren zu können. Transparente Raumtrenner aus Glas oder Kunststoff separieren die Räumlichkeiten und lassen sie dennoch offen und weitläufig wirken. So bleiben das Praxisteam und die Patient*innen in Blickkontakt und Informationen dennoch vertraulich. Auch Computer, Drucker oder Faxgeräte sollten auf keinen Fall für die Patient*innen einsichtig sein.

Kleine Auszeit – Wohlfühlatmosphäre im Wartezimmer

Kaum ein Arztpraxisbesuch ohne Wartezeit, das lässt sich trotz bester Planung meist nicht vermeiden. Mit einem ganzheitlichen und stimmigen Raumkonzept wird diese zumindest gefühlsmäßig verkürzt. Viel Luft und Licht, bequeme Möbel, helle und warme Farbtöne, interessanter Lesestoff sowie grüne Zimmerpflanzen tragen wesentlich dazu bei.

• Bitte Platz nehmen: Ergonomische Sitzgelegenheiten in ausreichender Zahl sind essenziell, schließlich ist der Name Wartezimmer hier Programm. Ob Stühle, Sessel oder Bänke mit Wandschoner, wichtig ist, dass das Material robust und leicht zu reinigen ist und den Patient*innen dennoch hohen Komfort bietet.
• Informative Zerstreuung: Um die Verweildauer zu verkürzen oder von Angst und Sorgen abzulenken, helfen aktuelle Tageszeitungen, ein vielseitiges Portfolio an Zeitschriften für unterschiedliche Zielgruppen, Rätselhefte sowie Fachbroschüren, die auf Beistelltischen, Ablageflächen oder in Prospektständern ausgelegt werden können. Einige Praxen haben auch einen Fernseher oder bieten ihren Patienten Wasser und Erfrischungsgetränke an.
• Bilderreise: Passend zum Farbkonzept können ausgewählte Bilder oder Wanddekor das Design unterstreichen – von Fotografien über regionale Künstler*innen bis hin zu beliebten Klassikern.
• Natürliche Entspannung: Zimmerpflanzen schaffen nicht nur eine angenehme Atmosphäre, sie beruhigen auch. Allerdings eignen sich hierfür nur nicht blühende Pflanzen in Hydrokultur - ohne Schimmelsporen und Allergieauslöser. Auch Naturgeräusche oder leise ruhige Musik helfen beim Abschalten.
• Frische Luft: In einem Raum, in dem viele kranke Menschen zusammenkommen, muss regelmäßig gelüftet werden. Die Fenster sollten deshalb leicht und schnell zu öffnen bzw. zu kippen und das Wartezimmer nicht zu vollgestellt sein, um einen effektiven Luftaustausch zu fördern.
• Kinderecke: Ein eigener Bereich für die Kleinen ist nicht nur in Kinderarztpraxen sinnvoll. Braucht es in diesen sicherlich mehr Spielsachen, Bücher, Sitzkissen sowie ausreichend Platz zur Bewegung, so sorgt in anderen Praxen bereits eine Ecke mit buntem Teppich, einem kindgerechten Maltisch und passenden Stühlen für Beschäftigung und Ablenkung.
• Infektionsrisiko minimieren: Für ansteckende Krankheiten sollte es, wenn möglich, einen eigenen Quarantäneraum geben. Für ein geringeres Risiko und ein besseres Gefühl auf allen Seiten.

Alles, was Recht ist – wichtige Vorgaben und Richtlinien

Nicht nur Funktionalität und Design müssen Hand in Hand gehen, auch Vorschriften müssen eingehalten werden. Damit es später nicht zu bösen Überraschungen kommt, sollten diese bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Denn die Regeln betreffen nicht nur den Arbeits- und Infektionsschutz, sondern teilweise auch den Grundriss – wie z. B. die DIN-Normen für barrierefreies Bauen, Verkehrswege, Fluchtwege und Notausgänge, die Raumbeleuchtung, die Platzierung von Röntgenanlagen sowie Sanitär- und Personalräume. Zudem gibt es neben Brandschutzauflagen, Schall- und Wärmeschutz und der notwendigen Belüftung der Innenräume auch spezielle funktionale Anforderungen an Böden, Wände, Fenster und Türen. Die maßgeblichen Regelwerke sind dabei vom jeweiligen Bundesland abhängig:

• Landesbauordnung
• Arbeitsschutzgesetz
• Arbeitsstättenverordnung
• Arbeitsstättenrichtlinien
• Barrierefreiheit
• Unfallverhütungsvorschriften
• DIN- und EN-Normen für Röntgenanlage und Beleuchtung
• Trinkwasserverordnung
• Infektionsschutzgesetz
• Hygienevorgaben nach den aktuellen RKI-Richtlinien
• Medizinproduktegesetz
• Gefahrstoffverordnung
• TRBA 250
• Biostoffverordnung
• Datenschutz

Verbindliches Hygienekonzept

Um die Infektionsprävention über das Wartezimmer hinaus zu gewährleisten, haben die Kassenärztlichen Vereinigungen einen Leitfaden erstellt, der das gesamte Hygienemanagement in Arztpraxen regelt. Für Bereiche ohne größeres Infektionsrisiko wie den Empfangsbereich oder das Wartezimmer gilt vor allem, dass Fußböden, Mobiliar und sonstige Ausstattung leicht zu reinigen und desinfizieren sind. Zudem müssen die verwendeten Materialien robust sein, um dieser regelmäßigen Behandlung auf Dauer standzuhalten. Auch Vorhänge, Rollos oder Lamellen müssen abwischbar oder waschbar sein. Trotz aller Hygienemaßnahmen sollte jedoch immer das richtige Maß zwischen Sterilität und Wohnlichkeit gesucht werden, damit sich die Patient*innen nicht nur gut geschützt, sondern auch wohlfühlen können.

Farb- und Lichtspiele

Es inszeniert unsere Räume und hat eine maßgebliche Wirkung auf unsere Lebensqualität – nicht umsonst gilt das Licht als vierte Dimension in der Architektur. In einer Arztpraxis sollte die Beleuchtung insgesamt hell, freundlich und vor allem arbeitsfreundlich sein. Soweit möglich sorgt Tageslicht für eine gesunde und natürliche Atmosphäre. Das optimale Licht hängt jedoch von den jeweiligen Räumlichkeiten ab und muss mit dem Farbkonzept abgestimmt sein. Auch wenn Weißtöne für die medizinische Bekleidung eine hygienische Berechtigung haben, muss sich eine Praxis nicht zwingend Weiß in Weiß tünchen. Denn das wirkt nicht nur eintönig, sondern hinterlässt auch einen kalten, unpersönlichen und sterilen Eindruck. Warme Töne, Pastellfarben oder auch Kontraste sorgen für Abwechslung und füllen die Räume mit Lebendigkeit. Auf jeden Fall sollte ein professionelles Farbkonzept erstellt werden, das die Patient*innen entspannt, die Mitarbeiter*innen motiviert und das vor allem zur Corporate Identity passt.

Eine Praxis mit Charakter

Eine gut geplante und durchdachte Praxisgestaltung erfüllt nicht nur funktionale Auflagen und ästhetische Ansprüche, sie fungiert auch als Alleinstellungsmerkmal, mit dem sich eine Praxis positionieren und von der Konkurrenz abheben kann. Deshalb sollte sich das Gestaltungskonzept nach dem Corporate Design richten und dem Logo, dem Webauftritt und den Printmaterialien folgen. Denn nur so entsteht am Ende ein rundes Gesamtbild mit Wiedererkennungseffekt, das in allen Bereichen Kompetenz, Souveränität und Individualität widerspiegelt - damit der Arztbesuch von Anfang an zu einem positiven Erlebnis werden kann.